Balance primer mes Consejo de Administración
Señores Residentes y Copropietarios:
Hemos recibido una gran responsabilidad con nuestra Comunidad Sierras del Este cuando asumimos nuestro nombramiento como Consejeros de Administración y en ese sentido, tras un mes de labores, queremos compartir un primer informe de trabajo.
Situación actual
• Constructora. A pesar de los esfuerzos y requerimientos que se hicieron con la Secretaría del Hábitat por parte de la empresa de administración Marca, no había un canal de respuesta efectivo de la Constructora. Fue necesario recobrar los puentes directos de comunicación.
• Mantenimiento. Un recorrido por las plantas hidráulicas y eléctricas puso de manifiesto la necesidad de hacer un plan de mantenimientos correctivos y preventivos, especialmente para uno de los temas que más preocupa a los residentes: el agua caliente. Sobre este punto se recobró la relación con el proveedor que instaló este sistema. Ya hay diagnóstico y se trabajará en las acciones que es necesario adelantar.
• Cartera. La cartera morosa creció. Fue necesario contratar de nuevo los servicios del asesor y abogado externo Sergio Bello, quien ya había demostrado su eficiencia en la gestión del cobro de la cartera de Sierras del Este.
• Estados financieros, presupuesto. No se compartieron a tiempo por parte de la empresa Administradora Marca los estados financieros de lo ejecutado en este primer trimestre de 2015 (enero, febrero y marzo). A pesar del requerimiento para analizar y definir los rubros del presupuesto definido por la copropiedad en la Asamblea de marzo, Marca tampoco atendió esa citación.
• Convivencia. Existe la imperiosa necesidad de recobrar los buenos hábitos de convivencia que teníamos en el pasado con el trato al personal que le sirve y presta sus servicios al conjunto (administración, vigilantes, aseadores); de la misma manera con el manejo de las mascotas, así como con el uso y en ocasiones abuso (de unos pocos) de las zonas comunes.
• Administración. El balance de los aspectos descritos anteriormente pone en evidencia la necesidad de lograr un modelo de administración eficiente y efectivo que responda a las necesidades que demanda el conjunto Sierras del Este en aras del bienestar de la comunidad. Los requerimientos que en este sentido se han hecho a la actual Administración (Marca) no han sido atendidos con la efectividad requerida y a finales de abril aduciendo “… deterioro en el ambiente de trabajo y maltrato continuo hacia los empleados de nuestra empresa”, esta firma tomó la decisión unilateral de no continuar su contrato con el Conjunto, por tal razón venimos trabajando con firmas especializadas en la selección y definición del Administrador que requerimos para Sierras del Este.
Oportunamente les estaremos comunicando los avances y decisiones tomadas en este sentido.
Plan de Acción
Al interior del Consejo de Administración, compuesto por 10 miembros, se definieron cuatro comités:
• Constructora. Tendremos reuniones periódicas con Bibiana Díaz, jefe de Post-ventas y con un ingeniero director de la obra que ha dispuesto Arquitectura & Concreto para Sierras del Este.
• Mantenimiento. Hemos propuesto la creación de una figura de Jefe de Mantenimiento que apoye todos estos trabajos de control, revisión y adecuado funcionamiento de los equipos eléctricos, hidráulicos, de recreación y servicio que tenemos en la copropiedad. Una persona que a partir de sus conocimientos y funciones sea también un interlocutor válido ante aspectos puntuales que puedan presentarse con los trabajos que adelanta la Constructora.
• Cartera/ Presupuesto. Ante el crecimiento de la cartera en mora, se contrató al abogado Sergio Bello. De la misma manera y a partir del 6% de incremento aprobado por la Asamblea y de la propuesta de la empresa de administración Marca que no pudo ser discutida porque no respondieron a reunión demandada por el Consejo, los miembros expertos en estos temas de esta instancia han trabajado en esta asignatura.
• Comunicaciones. Definimos el alcance, las políticas y los protocolos de comunicación de Sierras del Este (quién comunica, qué comunica, dónde comunica). En ese sentido se establecieron:
– Tres programas de comunicación
Sierras al Día (informativo)
Sierras para Vivir mejor (convivencia)
Sierras para saber más (informativo, pedagógico)
– Generación de comunicación con mayor frecuencia, aprovechando diferentes canales especialmente la página web, que también se recuperó, pues está de nuevo al servicio de los intereses de nuestra comunidad.